Efektivitas Kearsipan Dalam Meningkatkan Pelayanan Administrasi Di Kantor Camat Nisam Kabupaten Aceh Utara

Efektivitas Kearsipan Dalam Meningkatkan Pelayanan Administrasi Di Kantor Camat Nisam Kabupaten Aceh Utara

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kearsipan adalah bagian kegiatan kantor yang paling penting. Informasi tertulis yang tepat mesti tersedia bilamana diperlukan supaya kantor dapat menyerahkan pelayanan yang efektif, Kearsipan sangat diperlukan dalam pengamalan administrasi karena dokumentasi di samping adalah pusat ingatan untuk setiap pekerjaan dalam sebuah kantor juga dapat meningkatkan pelayanan. Tanpa dokumentasi tidak barangkali seorang petugas dokumentasi dapat menilik semua daftar dan dokumen secara lengkap. Oleh karena tersebut suatu kantor dalam mengelola kearsipannya mesti menyimak sistem kearsipan yang cocok dengan suasana organisasinya dalam menjangkau tujuannya.

Efektivitas pengelolaan kearsipan pada sebuah kantor kemungkinan diprovokasi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau kemudahan yang dipergunakan dalam menolong pengelolaan arsip dan duit yang tersedia guna pemeliharaan dokumentasi tersebut. Fungsi dokumentasi sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah butuh dikelola dengan baik supaya dapat mamperlancar seluruh pekerjaan dan proses kegiatan kantor yang sukses guna dan berdaya guna. Dalam urusan ini unit kearsipan mesti senantiasa siap untuk menyerahkan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada lazimnya dan dalam manejemen kearsipan pada khususnya.

Pegawai yang bekerja pada unit kearsipan tidak saja ditunjang oleh hal kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan pun harus dibekali kemampuan khusus tentang bidang kearsipan. Pegawai yang terlatih baik dan memiliki ilmu pengetahauan sangat diperlukan dalam sebuah unit pengelolaan kearsipan. Disamping tersebut tanggung jawab terhadap kegiatan yang diserahkan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya. Namun pada kenyatannya, beberapa pegawai masih tak mau untuk menerima tugas-tugas kearsipan sebab mereka memandang bahwa unit kearsipan pada masing-masing kantor ialah tempat yang membosankan. Adanya pendangan yang laksana ini mengindikasikan bahwa pegawai tidak cukup menyadari bakal pentingnya pengelolaan dokumentasi dalam sebuah kantor dalam menunjang efektifitas sebuah pekerjaan. Pemikiran-pemikiran laksana inilah yang mesti dihindari dan usahakan ditanamkan rasa cinta terhadap dokumentasi sehingga insan sebagai hal penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya untuk dan sukses guna dapat terjangkau dengan baik. Dan pun harus dinyatakan bahwa sampai ketika ini masih terdapat organisasi atau kantor yang belum manunjukkan pengembangan di bidang kearsipan sampai-sampai proses pekerjaan administrasinya tidak cukup begitu lancar.

Admnistrasi kearsipan memegang peranan urgen dalam sebuah organisasi, manajemen dan administrasi, dokumentasi adalah suatu memori dalam setip kegiatan, tanpa dokumentasi tidak barangkali seseorang menilik segala dokumen daftar yang begitu kompleks. Oleh karena itu, pengelolaan kearsipan tidak jarang kali dikaitkan dengan surat, warkat, record, dan dokumen lainya. Demi kelancaran administrasi baik di perusahaan, swasta yang besar atau yang kecil dibutuhkan administrasi dokumentasi yang lengkap dan teratur. Kearsipan yang teratur ialah sebagai perangkat informasi dan referensi yang dapat menolong lembaga pemerintah dan swasta dalam melancarkan kegiatan.

Setiap instansi pemerintah ataupun swasta memiliki sistem kearsipan tersendiri baik tersebut azas sentralisasi, azas desentralisasi, maupun azas campuran. Akan tetapi tidak sedikit kantor-kantor yang memakai sistem kearsipan desentralisasi yang dengan kata lain setiap unsur dalam instansi pemerintah ataupun swasta memiliki dokumentasi sendiri. Misalnya unsur kepegawaian, penyimpanan arsipnya khusus guna bagian kepegawaian. Begitu pun di bagian-bagian lain, urusan ini dikarenakan bilamana pimpinan memerlukan suatu arsip, contohnya yang bersangkutan dengan kepegawaian maka akan gampang dan cepat guna menemukannya atau lebih efektif dan efisien. Tetapi ada pun instansi pemerintah atau swasta yang memakai sistem kearsipan sentralisasi, dengan kata lain perusahaan, instansi, atau kantor memfokuskan seluruh arsipnya pada satu unsur dan pengelolaannya di pegang oleh orang yang berpengalaman di bidangnya yang biasa dinamakan arsiparis.

Arsip ialah dokumen yang sangat urgen sebagai bukti penyelenggaraan pekerjaan organisasi. Dengan demikian dokumen itu dapat dipakai sebagai perangkat pembuktian atau sebagai bahan untuk menyokong suatu keterangan. Arsip merupakan kenangan kolektif instansi, sebab melalui dokumentasi dapat tergambar perjalanan sejarah atau eksistensi organisasi dari masa ke masa. Bertambahnya terus-menerus arsip-arsip tanpa dibuntuti dengan tata kerja dan perlengkapan kearsipan serta tenaga berpengalaman dalam bidang kearsipan, memunculkan masalah tersendiri yakni akan memerlukan ruang, lemari dan rak sebagai unsur dari dokumentasi yang baik. Begitu pula tentang petugas arsip, tidakterdapat yang ditugaskan secara eksklusif dan pada lazimnya dirangkap oleh pegawai lain, sampai-sampai akibatnya tidak sedikit pekerjaan yang terlantar terutama tugas pokok.

Hasil pemantauan di Sub Bagian Kepegawaian dan Umum Lingkungan Kantor Camat Nisam Kabupaten Aceh Utara, Sub unsur kepegawaian dan umum ialah sub unsur yang menangani masalah kearsipan lembaga, yaitu lokasi dimana dilaksanakannya kegiatan surat menyurat dan ketatausahaan sampai suatu program administrasi berlangsung efektif.

Dalam ilmu administrasi negara, efektivitas adalah suatu pekerjaan disebutkan efektif andai suatu kegiatan dapat menghasilkan satu unit keluaran (output). Suatu pekerjaan disebutkan efektif andai suatu kegiatan dapat ditamatkan tepat pada waktunya cocok dengan rencana yangsudah ditetapkan. Efektivitas menurut keterangan dari Siswanto (2000 : 62) berarti menjalankan kegiatan yang benar.

Saat ini pengelolaan pengarsipan di Sub Bagian Kepegawaian dan Umum Lingkungan Kantor Camat Nisam Kabupaten Aceh Utara belum efektif. Bagian ini mengelola 79 jenis dokumentasi yang terdiri dari 46 dokumentasi Kepegawaian dan 33 dokumentasi umum. Pengelolaan dokumentasi di Sub Bagian Kepegawaian dan Umum Lingkungan Kantor Camat Nisam Kabupaten Aceh Utara ketika ini masih belum mengarah, urusan ini tampak dari tercampurnya antara dokumentasi bagian umum dengan kepegawaian, sampai ketika dibutuhkan oleh pegawai, pegawai merasa kesulitan. Hal ini dominan  pada lambannya kinerja pemerintahan Kecamatan ....Kabupaten Aceh ...yang setiap ketika tahun memerlukan data terbaru untuk pembangunan gampong.

Aktifitas tersebut dilaksanakan oleh unsur umum dan kepegawaian guna mengubah data-data dan informasi yang berguna untuk pemimpin dalam menunjang pemungutan keputusan.Berdasarkan uraian tersebut, maka peneliti bakal mencoba membicarakan salah satu bidang pekerjaan administrasi umum, yakni “kearsipan” khususnya dalam menambah pelayanan administrasi di Kantor Camat ...Kabupaten Aceh ....

Berdasarkan latar belakang di atas, pengarang tertarik guna mengusung judul penelitian tentang “Efektivitas Kearsipan dalam Meningkatkan Pelayanan Administrasi di Kantor Camat ..Kabupaten Aceh ...”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah, maka yang menjadi rumusan masalah dalam riset ini ialah sebagai inilah :

1. Mengapa pengamalan kearsipan di Sub Bagian Kepegawaian dan Umum Lingkungan Kantor Camat ...Kabupaten Aceh ...tidak efektif?

2. Upaya apa yang dilaksanakan Sub Bagian Kepegawaian dan Umum Lingkungan Kantor Camat ...Kabupaten Aceh ...dalam menambah pelaksanaan kearsipan?

1.3 Fokus Penelitian

Adapun yang menjadi konsentrasi dalam riset ini merupakan:

1. Pelaksanaan kearsipan di Sub Bagian Kepegawaian dan Umum Lingkungan Kantor Camat ...Kabupaten Aceh ....

2. Efektivitas kearsipan di Sub Bagian Kepegawaian dan Umum Lingkungan Kantor Camat ...Kabupaten Aceh ....

1.4 Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka destinasi yang diharapkan dalam riset ini ialah :

1. Untuk memahami dan meneliti penyebab tidak efektifnya pengamalan kearsipan di Sub Bagian Kepegawaian dan Umum Lingkungan Kantor Camat ...Kabupaten Aceh ....

2. Untuk memahami upaya yang dilaksanakan Sub Bagian Kepegawaian dan Umum Lingkungan Kantor Camat ..Kabupaten Aceh ..dalam menambah pelaksanaan kearsipan.

1.5 Manfaat Penelitian

1. Secara praktis, hasil riset ini diinginkan dapat dipakai sebagai bahan masukan untuk Pemerintah Kecamatan ...Kabupaten Aceh ...Kabupaten Aceh ....dalam melakukan penilaian terhadap kinerja kearsipan.

2. Secara teoritis, hasil riset ini diinginkan dapat berfungsi dalam meningkatkan pengetahuan terutama yang sehubungan dengan riset di bidang pelayanan publik.

LINK UNDUH:

BAB I-III
Download

BAB IV-V
Download

DAFTAR PUSTAKA
Download

SEMOGA BERMANFAAT, SILAHKAN COMENT DAN SHARE, TERIMA KASIH

Tweet

Subscribe to receive free email updates: